Die Verwaltungsbeauftragte (kurz: VwBe) ist, als Teil des OV-Stabs (Führungsstabs des Ortsverbands), für alle im Ortsverband anfallenden Verwaltungsangelegenheiten zuständig. Sie arbeitet eng und vertrauensvoll mit allen Mitgliedern des OV-Stabes und den Einheitsführern zusammen und unterstützt bei administrativen Aufgaben, wie z.B. die Helferverwaltung, den Schriftverkehr oder die Pflege der Daten in den THW-Datenbanken. Ihre Vorgesetzten sind die stellvertretenden Ortsbeauftragten. Sie wird auf Vorschlag des Ortsbeauftragten durch den Leiter der Regionalstelle in ihre Funktion berufen. Die Verwaltungsbeauftragte muss kaufmännisches Verständnis besitzen und über Verwaltungskenntnisse verfügen. Im Einsatzfall kann die Verwaltungsbeauftragte eine Stabsfunktion im Leitungs- und Koordinierungsstab des Ortsverbandes übernehmen.